Veel bedrijven gebruiken AI al, vaak zonder dat er ooit een extern bureau aan te pas is gekomen. Een medewerker laat Copilot een offerte samenvatten, het CRM stelt een e-mailtekst voor, de boekhoudsoftware herkent facturen automatisch. Voor veel taken werkt dat prima.
Toch komt er een moment waarop die losse hulpmiddelen tekortschieten. Het proces loopt over drie systemen, de uitzonderingen stapelen zich op, of niemand weet nog precies wat er met je data gebeurt. Dan komt de vraag op of je een AI-bureau moet inschakelen.
Ons eerlijke antwoord: vaak niet meteen. In dit artikel zetten we de drie routes naast elkaar en laten we zien wanneer welke route past.
Drie routes naar AI in je bedrijf
Grofweg zijn er drie manieren om AI in te zetten.
1. AI in software die je al hebt. Microsoft 365, Google Workspace, je CRM, je boekhoudpakket: bijna elke leverancier heeft er AI-functies aan toegevoegd. Je hoeft niets te bouwen. Je moet het vooral leren gebruiken en afspreken wat wel en niet mag.
2. Een losse SaaS-tool voor één taak. Denk aan een tool die inkomende documenten uitleest, een chatbot voor je klantenservice of een tool die vergaderingen notuleert. Je betaalt per maand, de tool doet één ding goed en koppelt met een paar gangbare systemen.
3. Maatwerk. Een oplossing die specifiek voor jouw proces wordt gebouwd of ingericht: koppelingen tussen je eigen systemen, werken met je eigen data, regels voor uitzonderingen en afspraken over beheer. Hier komt meestal een AI-bureau of specialist in beeld.
Die routes sluiten elkaar niet uit. Veel bedrijven beginnen bij de eerste, komen via de tweede bij de derde uit, of combineren ze.
Wanneer de software die je al hebt genoeg is
Begin hier als het vooral gaat om individueel werk: teksten schrijven, samenvatten, iets opzoeken in documenten, een eerste versie van een presentatie maken. De winst zit dan in het gebruik, niet in de techniek.
Signalen dat deze route past:
- de taak wordt door één persoon uitgevoerd, niet door een keten van mensen of systemen;
- de uitkomst wordt altijd nog door een mens gecontroleerd;
- er hoeven geen gegevens automatisch van het ene naar het andere systeem.
Wat je hier wel nodig hebt, zijn een paar duidelijke afspraken. Welke gegevens mogen medewerkers wel en niet invoeren? Wie is verantwoordelijk als er een fout in een door AI geschreven tekst staat? Dat is geen project voor een bureau, maar wel iets om op papier te zetten.
Wanneer een losse tool beter werkt
Een SaaS-tool past als het probleem goed afgebakend is en veel bedrijven hetzelfde probleem hebben. Documenten uitlezen, afspraken inplannen, standaardvragen beantwoorden: daar bestaan volwassen oplossingen voor.
Signalen dat deze route past:
- het proces is bij jou niet wezenlijk anders dan bij andere bedrijven in je sector;
- de tool koppelt standaard met de systemen die je gebruikt;
- je kunt het in een paar weken uitproberen zonder grote investering.
Let wel op de rekensom op langere termijn. Een paar tools van een paar tientjes per gebruiker per maand tellen op, en elke tool heeft zijn eigen voorwaarden voor dataopslag. Gebruik je vijf losse tools voor vijf taken, dan is het de moeite waard om te kijken of één samenhangende oplossing logischer is.
Wanneer maatwerk en een AI-bureau lonen
Externe expertise wordt interessant zodra het proces specifiek is voor jouw bedrijf, of zodra de losse tools elkaar in de weg gaan zitten.
Signalen dat je richting maatwerk gaat:
- het proces loopt over meerdere systemen, bijvoorbeeld e-mail, ERP en een planningspakket;
- er zijn veel uitzonderingen die een standaardtool niet kent;
- het volume is groot genoeg dat een paar procent tijdwinst veel oplevert;
- je werkt met gevoelige gegevens en wilt precies weten waar die blijven;
- de oplossing moet over twee jaar nog te onderhouden zijn, ook als de maker vertrekt.
Dan gaat het niet meer om een tool kiezen, maar om een ontwerp. Welke stappen worden geautomatiseerd? Waar blijft een mens beslissen? Hoe ga je om met fouten? En wie beheert het straks?
Een voorbeeld
Stel: een groothandel met ongeveer 120 medewerkers ontvangt dagelijks honderden orders per e-mail, vaak als pdf in verschillende formats. Twee medewerkers typen ze over in het ERP-systeem.
In de eerste route probeert het team Copilot om orders samen te vatten. Dat scheelt wat leeswerk, maar het overtypen blijft.
In de tweede route komt er een tool die pdf’s uitleest. Die herkent de standaardorders goed, maar struikelt over klanten met afwijkende artikelnummers en over orders met handgeschreven aanpassingen. De medewerkers controleren nu alles, ook wat goed ging.
In de derde route wordt het proces ontworpen. De tool leest uit, een koppeling vertaalt de artikelnummers van klanten naar eigen nummers, twijfelgevallen gaan naar een medewerker en de rest gaat direct het ERP in. Dat vraagt kennis van documentherkenning, van het ERP-systeem en van procesinrichting. Daar is een specialist op zijn plaats.
Dit voorbeeld is verzonnen, maar het patroon komt veel voor. De eerste twee routes zijn nuttig om te leren wat het probleem precies is, voordat je iemand vraagt het op te lossen.
Vijf vragen om zelf je route te bepalen
- Hoeveel systemen zijn betrokken bij het proces dat je wilt verbeteren?
- Hoe vaak wijkt een geval af van de standaard, en wat gebeurt er dan nu?
- Hoeveel tijd of geld kost het proces je per maand?
- Met welke gegevens werk je, en mogen die buiten je eigen omgeving komen?
- Wie beheert de oplossing over een jaar?
Eén systeem, weinig uitzonderingen en een beperkt volume? Begin met wat je al hebt of met een losse tool. Meerdere systemen, veel uitzonderingen en gevoelige data? Dan is het verstandig om met een specialist te praten.
Wat een goed AI-bureau als eerste vraagt
Een goed bureau begint niet over modellen of techniek. Het vraagt naar je proces, je volumes, je uitzonderingen en wat het oplevert als het beter gaat. Het durft ook te zeggen dat een standaardtool genoeg is. Stelt een partij direct een maatwerktraject voor zonder je proces te kennen, dan is dat een reden om nog eens goed na te denken.
Twijfel je welke route bij jou past?
Bij Matcherly beginnen we met je vraag, niet met een lijst bureaus. We kijken eerst wat voor werk er nodig is en stellen daarna één partij voor die bij dat werk past. Soms is het advies dat je helemaal geen bureau nodig hebt. We starten met een kleine pilotgroep.